Im Mai dieses Jahres wurde der Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung veröffentlicht. Nachdem bereits seit 2022 elektronische Niederschriften im Rahmen der notariellen Online-Verfahren errichtet werden können, soll es diese Möglichkeit künftig auch im Präsenzverfahren – also bei Anwesenheit der Beteiligten im Notarbüro – geben. Hierdurch lassen sich Digitalisierungslücken schließen, Medienbrüche vermeiden und Notariate, Gerichte sowie weitere Urkundenstellen entlasten.

Abbau von Medienbrüchen

Notarielle Urkunden werden bereits seit dem Jahr 2007 für den elektronischen Rechtsverkehr digitalisiert und seit dem Jahr 2022 im Elektronischen Urkundenarchiv digital verwahrt. „Dies hat jedoch zur Folge, dass die Papierurkunden nach der notariellen Beurkundungsverhandlung eingescannt werden müssen. Das ist nicht nur zeit- und arbeitsintensiv, sondern enthält auch aufwendige Medientransfers“, berichtet Clemens Neuschwender, Geschäftsführer der Notarkammer Pfalz. Nachdem im Anwendungsbereich der notariellen Online-Verfahren bereits seit dem Jahr 2022 elektronische Niederschriften errichtet werden können, soll diese Möglichkeit künftig auch im bewährten Präsenzverfahren eingeführt werden. „Die so digital errichteten Urkunden können anschließend ganz ohne Medienbruch in die elektronische Urkundensammlung eingestellt und an die Registergerichte oder die Grundbuchämter für den weiteren Vollzug übersandt werden“, führt Neuschwender aus.

Praktische Umsetzung

Im Ablauf des Beurkundungsverfahrens ändert sich durch die Errichtung der Niederschrift in elektronischer Form insbesondere der Vorgang des Unterschreibens durch die Beteiligten und die Notarin oder den Notar. „Die Beurkundung findet hingegen weiterhin in Präsenz statt“, betont Neuschwender. Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass die Beteiligten die Unterschrift in Gegenwart des Notars eigenhändig auf einem für die elektronische Erfassung geeigneten Hilfsmittel – beispielsweise auf einem Unterschriftenpad – leisten können. Die Notarin oder der Notar signiert im Anschluss qualifiziert elektronisch und erzeugt damit eine sogenannte originär elektronische Urkunde. „Der bewährte Akt der eigenhändigen Unterschrift als Ausdruck der Genehmigung der Niederschrift wird durch dieses Verfahren in die elektronische Welt übertragen. Auch der vollwertige Schutz der Authentizität und Integrität ist durch die stets notwendige qualifizierte elektronische Signatur der Beurkundungsperson gewährleistet“, so Neuschwender. Die Entscheidung, ob eine originär elektronische Niederschrift errichtet wird, soll dabei der Notarin bzw. dem Notar vorbehalten bleiben. Eine Ausnahme gibt es lediglich bei Verfügungen von Todes wegen. Diese müssen weiterhin in Papierform errichtet werden.

Bereitstellung eines Signatursystems durch die Bundesnotarkammer

Technisch wird die Einführung der elektronischen Präsenzurkunde durch die Bundesnotarkammer betreut, die den Notarinnen und Notaren auch die erforderliche Signaturanwendung bereitstellt. „Damit ist sichergestellt, dass die erforderliche Softwareausstattung flächendeckend und unkompliziert zur Verfügung steht“, hebt Neuschwender hervor. Die Bundesnotarkammer hat hierzu bereits erfolgreich einen Prototyp entwickelt, mit dem das elektronische Beurkundungsverfahren in Präsenz erprobt wird.

Bedeutung auch über den notariellen Bereich hinaus

Mit der Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung sollen aber auch andere Urkundenstellen, wie zum Beispiel die Nachlassgerichte, digitale Urkunden erstellen können. „Damit trägt die Einführung originär elektronischer Urkunden auch wesentlich zur Digitalisierung der Justiz bei und hat somit hohe Bedeutung auch über den notariellen Bereich hinaus“, ist sich Neuschwender sicher. Denn durch die elektronische Urkunde werden auch in den Gerichten Medienbrüche vermieden und der weitere Ausbau der E-Akte beschleunigt.

Digitalisierung der Kommunikation zwischen Notariat und Behörden

Neben der Einführung der elektronischen Präsenzurkunde strebt die Bundesnotarkammer mit weiteren Vorhaben eine umfassende Digitalisierung des Notariats an. Beispielsweise soll mit dem Projekt „elektronischer Notar-Verwaltungsaustausch“ – kurz eNoVA – künftig die im Zuge der Abwicklung von Immobilienverträgen stattfindende Kommunikation der Notarbüros mit öffentlichen Stellen vollumfänglich digitalisiert werden. Zur Umsetzung des elektronischen Vollzugs bietet eNoVA in seiner ersten Ausbaustufe seit dem Frühjahr 2024 die Möglichkeit zur Übermittlung von Mitteilungen an die Gutachterausschüsse an. Perspektivisch werden in zeitlich versetzen Stufen weitere Vollzugsschritte, insbesondere die steuerlichen Mitteilungspflichten samt Einholung der Unbedenklichkeitsbescheinigung beim Finanzamt sowie die Einholung behördlicher Genehmigungen und Vorkaufsrechtsanfragen digitalisiert und in eNoVA eingebunden. Notarinnen und Notare haben dann die Möglichkeit, vollständig papierlos zu arbeiten. „Das ist nicht nur nachhaltig und ressourcenschonend, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand in den Notarbüros erheblich“, freut sich Neuschwender.

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz GmbH, ist die am weitesten verbreitete Rechtsform für Unternehmensgründungen in Deutschland. Dies liegt an den vielen Vorteilen, die sie Gründern bietet:  Die Rechtsform GmbH gilt als vertrauenswürdig und ist international anerkannt, was die Suche nach Geschäftspartnern und Investoren erleichtert. Sie eignet sich für Unternehmen jeder Größe, deren Geschäftsbereich auch nicht auf Deutschland beschränkt sein muss, sodass einer späteren Expansion keine Grenzen gesetzt sind. GmbHs sind zudem eigene juristische Personen, was unter anderem bedeutet, dass die Gesellschafter nicht persönlich haften. Hinzu kommen steuerliche Vorzüge. Der Notar des Vertrauens berät angehende Unternehmer während der gesamten Gründungsphase.

Voraussetzungen und Vorbereitung

Wer eine GmbH gründen möchte, muss zuvor die Tätigkeit des Unternehmens klar definieren. Auch ein Name muss bestimmt werden, unter dem die GmbH ihre Geschäfte und den Rechtsverkehr führt und der im Handelsregister eingetragen wird. Dieser muss den Zusatz GmbH enthalten und sich klar von anderen Unternehmen unterscheiden. Er kann sich beispielsweise auf den Tätigkeitsbereich oder Inhaber des Unternehmens beziehen oder ein Fantasieprodukt sein. Nicht zulässig sind unter anderem zu allgemeine Namen oder reine Ortsangaben. Ob ein Name bereits vergeben ist, kann zum Beispiel im Unternehmens- oder Handelsregister geprüft werden. Der Unternehmenszweck, die Rechtsform und der Name werden im Gesellschaftsvertrag festgehalten. Außerdem muss für die Gründung einer GmbH ein Stammkapital von 25.000 Euro vorhanden sein. Mindestens die Hälfte davon muss sich vor Eintragung ins Handelsregister auf dem Geschäftskonto befinden. Anschließend kann es frei für die Zwecke des Unternehmens verwendet werden. Wenn weniger Geld zur Verfügung steht, kann eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) mit einem Mindestkapital von einem Euro gegründet werden. Viele der Regelungen für eine GmbH gelten auch hier. Über Besonderheiten informiert der Notar.

Stets mit Notar: Gründung vor Ort, digital oder hybrid

Die Gründung der GmbH erfolgt durch die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags. Der Termin kann persönlich beim Notar, online oder hybrid, also mit Teilnehmern vor Ort und online, stattfinden. Ist einer der Gründer verhindert, kann er einem der Geschäftspartner eine notarielle Gründungsvollmacht erteilen oder den Gesellschaftsvertrag nach der Beurkundung genehmigen. Alle Beteiligten benötigen ein gültiges, geeignetes Ausweisdokument, anhand dessen der Notar sie identifiziert. Anschließend verliest er den Gesellschaftsvertrag und klärt etwaige Fragen. Auch Anpassungen sind noch möglich. Zum Abschluss unterschreiben alle Beteiligten und der Notar den Vertrag beziehungsweise setzen ihre qualifizierte elektronische Signatur. Nach der Beurkundung erhalten die Gesellschafter eine Abschrift der Gründungsurkunde, mit der sie das Geschäftskonto eröffnen und das Stammkapital einzahlen können. Erst nachdem der Notar den Nachweis über die Einzahlung erhalten hat, lässt er das Unternehmen ins Handelsregister eintragen. Damit ist die Gründung abgeschlossen.

Anzeige-, Mitteilungs- und Antragspflichten

Die Eintragung im Handelsregister bringt viele Vorteile: So kann der Geschäftsverkehr schnell und einfach die Existenz der GmbH überprüfen und sich über Ansprechpartner oder die Vertretungsbefugnis der Geschäftsführung informieren. Ein separater Nachweis der Befugnis ist nicht notwendig, da der Rechtsverkehr auf das Handelsregister vertrauen darf. Auf die GmbH-Gründung folgen weitere Anzeige-, Mitteilungs- und Antragspflichten. Hierzu gehören die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt, die Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt, um die steuerlichen Anzeigepflichten zu erfüllen und Rechnungen zu stellen, sowie die Meldung beim Transparenzregister gemäß Geldwäschegesetz. Weitere erforderliche Anmeldungen betreffen die Bundesagentur für Arbeit zwecks Betriebsnummer, den Unfallsversicherungsträger, die Sozialversicherung oder gegebenenfalls die Handwerksrolle.

Der Notar führt durch die GmbH-Gründung

Der Notar begleitet Gründer während aller Phasen der GmbH-Gründung. Die Kosten ergeben sich aus den Notargebühren und den Kosten für den Handelsregistereintrag. Die Notargebühren sind gesetzlich vorgegeben, deutschlandweit gleich und umfassen die komplette Beratung rund um die Gründung sowie die Erstellung und Anpassung des Gesellschaftsvertrags, unabhängig von der Anzahl der benötigten Termine. Je nach Einzelfall können Mehrkosten, zum Beispiel für die Gewerbeanzeige, entstehen.

Besuchen Sie auch das Online-Verbraucherportal der Notarkammer unter https://ratgeber-notar.de/.

Hohe Grundstückspreise und begrenztes Bauland in Ballungsräumen stellen viele Menschen vor die Herausforderung, sich den Traum vom Eigenheim zu verwirklichen. Das Erbbaurecht, umgangssprachlich als „Erbpacht“ bekannt, bietet eine interessante Alternative: Es ermöglicht den Bau oder Kauf eines Eigenheims, ohne den oft teuren Grund und Boden erwerben zu müssen. Dadurch können die finanziellen Hürden deutlich reduziert werden und gleichzeitig bleibt der Weg zum Eigenheim offen.

Inhalt und Nutzen des Erbbaurechts

Das Erbbaurecht eröffnet die Möglichkeit, auf einem Grundstück ein Haus zu bauen oder zu nutzen, ohne das Grundstück selbst kaufen zu müssen. Stattdessen erhält man das Recht, das Grundstück für eine bestimmte Zeit – in der Regel zwischen 50 und 99 Jahren – zu nutzen. Hierdurch kann das für den Erwerb oder den Bau des Eigenheims notwendige Eigenkapital reduziert werden, indem die hohen Anschaffungskosten für den Grundstückskauf entfallen. Stattdessen wird ein jährlicher Erbbauzins, vergleichbar mit einer Miete, an den Eigentümer des Grundstücks gezahlt. Gerade in Zeiten hoher Grundstückspreise kann dies den Traum vom eigenen Haus erschwinglicher machen.

 „Angesichts steigender Grundstückspreise und knapper Baugrundstücke kann das Erbbaurecht eine erwägenswerte Alternative zum klassischen Kauf sein. Über die Vor- und Nachteile sowie die Vertragsbedingungen sollte man sich jedoch umfassend informieren, um die richtige Entscheidung für die eigene Lebenssituation zu treffen“.

Der große Vorteil des Erbbaurechts besteht darin, dass man das Haus wie ein Eigentümer nutzen kann, während Grund und Boden im fremden Eigentum bleiben. Oft sind das Kommunen, Kirchen oder Stiftungen. Die für den Grundstückskauf eingesparten Kosten können zum Beispiel in Renovierungen oder andere Projekte investiert werden. Erbbaurechte können vererbt, verschenkt oder verkauft werden. Nach Ablauf der vereinbarten Zeit erlischt in der Regel das Erbbaurecht. Dann erwirbt der Grundstückseigentümer das Eigentum an dem Gebäude, hat den Erbbaurechtsberechtigten für den Gebäudewert jedoch zu entschädigen.  

Komplexe Vertragsgestaltung

Verträge über die Bestellung oder den Erwerb von Erbbaurechten sind notariell zu beurkunden und oft komplexer als klassische Grundstückskaufverträge. Der Grundstückseigentümer behält sich häufig bestimmte Rechte vor, wie etwa seine Zustimmung zu einem Weiterverkauf oder zur Belastung des Erbbaurechts (z.B. durch Grundschulden oder Hypotheken). „Ist für den Bau eines Hauses auf einem Erbbaugrundstück ein Kredit notwendig und soll das Erbbaurecht als Kreditsicherheit dienen, sollte vor Abschluss des Kreditvertrages die geplante Belastung des Erbbaurechts dem Grundstückseigentümer angezeigt und dessen Zustimmung eingeholt werden“.

Von großer Bedeutung ist zudem der Erbbauzins. Der Erbbauberechtigte ist verpflichtet, einen jährlichen Erbbauzins an den Grundstückseigentümer zu zahlen. Dieser jährliche Zins ist zusammengerechnet oft niedriger als die Kosten eines Grundstückskaufs. Der Erbbauzins kann sich allerdings während der Laufzeit des Erbbaurechts ändern, zum Beispiel wenn der Erbbauzins an die Inflationsrate oder einen festgelegten Index gekoppelt ist. In diesen Fällen kann der Erbbauzins während der Laufzeit steigen und die finanzielle Belastung zunehmen. Deshalb ist es wichtig, mögliche Anpassungen des Erbbauzinses im Vertrag klar zu regeln und, wie bei allen Verträgen, die Wirtschaftlichkeit im Vorfeld sorgfältig zu prüfen, um spätere Überraschungen und Streitigkeiten zu vermeiden.

Auch Regelungen zur vorzeitigen Beendigung des Erbbaurechts, insbesondere zum sogenannten Heimfall, sind üblich. Der Heimfall bedeutet, dass das Erbbaurecht mit dem errichteten Gebäude unter bestimmten Voraussetzungen, wie zum Beispiel bei Zahlungsverzug des Erbbauzinses oder Insolvenz des Erbbauberechtigten, zurück an den Grundstückseigentümer übertragen werden muss. Auch die Nichterfüllung von Bauverpflichtungen, beispielsweise die nicht fristgerechte Errichtung eines ursprünglich geplanten Gebäudes, kann zum Heimfall führen.

Gut informieren und beraten lassen

„Erbbaurechte können eine kostengünstige Alternative zum klassischen Grundstückskauf sein, um den Traum vom Eigenheim zu verwirklichen“. „Aufgrund der langen Vertragslaufzeit und der komplexen Regelungen ist es jedoch ratsam, sich rechtlich gut beraten zu lassen. Notarinnen und Notare sind als Expertinnen und Experten hier die zentralen und richtigen Ansprechpartner und stehen bereit, um die Vorstellungen beider Parteien rechtssicher umzusetzen.“

Die Bundesnotarkammer begrüßt die Ergebnisse des Praxischecks des Bundesministeriums der Justiz zu beurkundungsbedürftigen Vorgängen im Vereins- und GmbH-Recht (https://www.bmj.de/SharedDocs/Publikationen/DE/Fachpublikationen/2024_Ergebnisse_Praxischeck_Vereins_GmbH_Recht.html?nn=110490). „Der Bericht unterstreicht die bedeutende Rolle der Notarinnen und Notare als Schlüsselfigur beim Abbau bürokra-tischer Hürden bei Gründungen und schlägt vor, sie als zentrale Anlaufstelle für die Gründung von GmbHs und die Anmeldung von Vereinen zu etablieren“, so Prof. Dr. Jens Bormann, Präsident der Bundesnotarkammer. Diese Weiterentwicklung würde nicht nur Prozesse noch effizienter gestalten, sondern auch maßgeblich zur Entlastung von Unternehmen und Vereinen beitragen.

Besonders positiv zu bewerten ist der Vorschlag, Notarinnen und Notare zu einem „One-Stop-Shop“ für Gründungen auszubauen. Dies würde es Gründerinnen und Gründern ermöglichen, sämtliche behördliche Vorgänge in einem Schritt zu erledigen, was den gesamten Prozess erheblich erleichtern und beschleunigen würde. „Die Notarinnen und Notare in Deutschland wirken gerne daran mit, die Digitalisierung von Gründungsprozessen weiter voranzutreiben“, erklärt Bormann. Dass die Bundesnotarkammer über die dazu erforderliche Kompetenz verfügt, hat sie bereits in der Vergangenheit bewiesen, z. B. durch die Einführung der notariellen Online-Verfahren für Gründungen (s. hier). Ein wichtiges Anliegen der Bundesnotarkammer ist auch die Unterstützung von Gründerinnen und Gründern von Unternehmen sowie von Vereinen, für die sie zwei verschiedene Websites als Informationsplattformen betreibt (s. https://gmbh-gruenden.notar.de/ sowie https://verein-gruenden.notar.de/).

Berlin, 08. Oktober 2024. Gute und engagierte Auszubildende werden in allen Branchen gesucht. „Eine Ausbildung im Notarbüro ist anspruchsvoll, zudem ist sie noch vielen Schülerinnen und Schülern unbekannt. Das wollen wir ändern“, erklärt Dr. Milan Bayram, Pressesprecher der Bundesnotarkammer, zum Launch der Webseite „arbeiten-im-notariat.de“. Diese soll als zentrale Informationsplattform rund um die Themen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Notariat dienen.

Wer heute die Schule abschließt, dem bieten sich nahezu unerschöpfliche Möglichkeiten. Rund 320 duale Ausbildungsberufe stehen zur Auswahl, hinzu kommen über 20.000 Studienfächer. Gleichzeitig sorgt die demografische Entwicklung für einen kontinuierlichen Rückgang der Anzahl an Schülerinnen und Schülern. Trotz dieser schwierigen Rahmenbedingungen will die Bundesnotarkammer mehr junge Menschen für eine Tätigkeit in einem Notarbüro begeistern. „Ziel ist es, mittel- und langfristig die Zahl der Mitarbeitenden im Notariat zu erhöhen. Die Arbeit in einem Notarbüro ist herausfordernd, bietet aber neben einer guten Work-Life-Balance auch ideale Karriereperspektiven“, informiert Bayram.

Die neue Webseite kommt mit wenig Text aus, bietet trotzdem alle notwendigen Informationen. So erklären zum Beispiel echte Auszubildende und Berufserfahrene in Audiobeiträgen, warum ihnen ihr Job so gefällt. Diese Beiträge werden zukünftig regelmäßig durch neue Beispiele ergänzt. Wer wissen möchte, welche Ausbildungsmöglichkeiten es in der eigenen Region gibt, kann dies mit Hilfe der interaktiven Landkarte direkt überprüfen. Und wer ein persönliches Beratungsgespräch sucht, kann künftig im Veranstaltungskalender nach entsprechenden Events Ausschau halten. Mit dem Kalender finden Interessierte schnell Zugang zu mehr Informationen durch persönliche Gespräche.

Wurde bereits eine Ausbildung in einer Rechtsanwaltkanzlei oder einem Notariat abgeschlossen, ergeben sich diverse Optionen. „Wir wollen zeigen, wie vielfältig unser Fort- und Weiterbildungsangebot ist. So startete am 1. Oktober 2024 sogar ein eigens konzipierter Bachelorstudiengang „Recht im Notariat (LL.B.)“, der aus einer Kooperation der Bundesnotarkammer und der privaten SRH Hochschule Heidelberg entstanden ist“, erklärt Bayram.

Safe! Arbeiten im Notariat: www.arbeiten-im-notariat.de bzw.
E-Mail: kontakt@arbeiten-im-notariat.de

Für Rückfragen stehen Ihnen Dr. Milan Bayram, Pressesprecher der Bundesnotarkammer, (presse@bnotk.de) sowie die Talentmanagerin der Bundesnotarkammer Mona Finder (kontakt@arbeiten-im-notariat.de) zur Verfügung.